عادت های مدیریتی که باعث رشد می شوند

بسیاری از مردم فکر می کنند که موفق بودن به معنی داشتن مشغله بیشتر است. متأسفانه، این یک باور اشتباه است. در واقع ما زمانی می توانیم خودمان را یک مدیر موفق بدانیم که کارهای بسیار زیاد را با کمترین انرژی انجام دهیم. با چند تغییر کوچک که در این مقاله می خوانید، می توانید با تغییر عادت های مدیریتی، بهره وری خود را افزایش داده و در عین حال انرژی کمتری صرف کرده و وقت آزاد بیشتری هم داشته باشید.

یک زمان ثابت برای خوابیدن داشته باشید

تنظیم زمان مشخص برای برای زمانی که شب‌ها به رختخواب می‌روید و هر روز صبح از خواب بیدار می‌شوید، اگر چه تا حدودی سخت به نظر می رسد اما بسیار مفید و موثر است. بنیاد ملی خواب www.sleepfoundation.org می گوید شما باید هر شب 7 تا 9 ساعت بخوابید. صرف نظر از اینکه چه زمانی به رختخواب می روید و از خواب بیدار می شوید، رعایت این نظم شخصی و عادت مدیریتی مثبت تاثیر مستقیمی در میزان انگیزه، عملکرد و تصمیم گیری های شما در پی خواهد داشت.

لیست کارهای خود را ساده کنید

بهتر است عادت کنید همه کارهایی را که باید در یک روز انجام دهید را در لیست کارهای خود قرار ندهید. مدیران موفق در طول روز نهایتا 3 تا 5 کار در لیست کارهای روزانه خود دارند، اما همان کارها، از جمله کارهای موثری هستند که معمولا از عهده یک کارمند بر نمی آید. وقتی به جای تمرکز روی موارد مهم، روی موارد سطح پایین تمرکز می کنید، احساس می کنید روز کاری سختی را پشت سر گذاشته اید. اما در نهایت احساس خوبی ندارید، چون دستاورد و نتیجه ارزشمندی هم بدست نیاورده اید. همین احساس عدم ارزشمندی به مرور، شما را دچار استرس و فرسایش ذهنی خواهد کرد.

بهترین راه برای حل با این مسئله این است که روی بهبود یکی از مهم ترین عادت های مدیریتی کار کنید. عادت کنید روی کارهایی که شما را سریع تر به اهداف سازمانی تان نزدیک می کند تمرکز کنید. روز خود را با انجام سخت ترین کارتان شروع کنید.  از احساس شادابی ابتدای روز به خوبی استفاده کنید. وقتی مهم ترین کار خود را به انجام رساندید، در مواجهه با کارهای کوچک تر باقی مانده در طول روز، احساس آرامش و اطمینان بیشتری خواهید داشت.

برای انجام کارها، زمان شروع و پایان تنظیم کنید

قانون پارکینسون می گوید: کارهای شما به اندازه زمانی که برایشان در نظر می گیرید طول می کشند. این یعنی اگر برای کارهایتان محدوده زمانی مشخص نکنید، ممکن است ساعت ها شما را گرفتار خود کنند. ایجاد چهارچوب‌های زمانی و مهلت ها باعث می شود قوای ذهنی و جسمی شما همسو شوند. به مرور راه انجام کارها در محدوده زمانی تعیین شده را پیدا می کنید. اگر در گذشته عادت به تعیین زمان برای انجام کارها نداشته اید ممکن است در ابتدای این تغییر کمی نا امید شوید اما به مرور، ذهن شما به این سبک زندگی منطبق خواهد شد. در نهایت، متوجه خواهید شد که واقعاً زمان کافی برای انجام کارهای خود دارید. با نگاه به گذشته متعجب خواهید شد که به دلیل عدم رعایت این نکته، چقدر زمان ارزشمندتان را از دست داده اید.

 

هرگز چند کار را همزمان انجام ندهید

شاید فکر کنید که در آن واحد می توانید چند کار را هم زمان انجام بدهید و در این کار عالی هستید، اما تحقیقات محققان دانشگاه استنفورد اثبات کرده که هیچ انسانی نمی تواند در شرایط انجام چند کار هم زمان، عالی باشد. نکته اینجاست که در شرایط انجام چند کار همزمان، میزان تمرکز به پایین ترین سطح خود می رسد. تحقیقات نشان می‌دهد مغز یک فرد به سادگی نمی‌تواند چند کار را با کیفیت و تمرکز بالا مدیریت کند، زیرا بیش از حد زیر فشار انجام پروسه های متعدد مغزی قرار می گیرد. این مسئله زمانی که در تلاش برای یادگیری موضوع جدیدی هستید بسیار بیشتر است. بنابراین، اگر می‌خواهید مدیر موثر تر و موفق تری باشید، باید با تغییر در عادت های مدیریتی خود، زمان لازم را برای تمرکز روی موضوعات مهمی که نیاز به تمرکز شما دارند، در نظر بگیرید.

مواظب باشید برای انجام دادن کارهای کوچک، کارهای بزرگ را به تعویق نیندازید. با خود نگویید که این استراتژی من است. در واقع این کار نه تنها استراتژی خوبی نیست بلکه یک تعلل بزرگ است.

از حواس پرت کن ها فاصله بگیرید

واقعیت این است که شما یک ابرقهرمان نیستید. و این یعنی باید انجام چند کار هم زمان را کنار بگذارید. باید تلاش کنید که روی یک موضوع  متمرکز باشید. شما باید کارهایی از قبیل؛ استفاده از تلفن همراه، چک کردن ایمیل و صحبت کردن با همکاران را در حین انجام کارهای مهم خود متوقف کنید. اگر این تغییر ظاهرا کوچک را انجام ندهید، اثرگذاری شما هرگز بهتر نخواهد شد. بهتر است روی یک چیز موضوع تمرکز کنید، سپس بعد از اتمام آن می توانید سراغ کار بعدی خود بروید.

یک عادت مدیریتی جالب این است که از مدیریت وقفه های کاری استفاده کنید. مثلاً 45 دقیقه را بدون ایمیل، اینستاگرام، قهوه، تماس و خوش و بش کار کنید. اگر این کار را انجام دادید، 10 الی 15 دقیقه به مواردی که گفته شد بپردازید. با کمی کار کردن به این روش، و با گذشت زمان متوجه افزایش بهره وری و اثرگذاری خود خواهید شد.

عادت مدیریتی داشتن استراحت های منظم 

تحقیقات نشان می دهد حافظه افراد، با طولانی تر شدن انجام یک کار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. به همین دلیل است که توصیه می شود کارهایتان را در دوره های زمانی کوچک انجام دهید. در بین این بازه ها استراحت های کوتاه قرار دهید تا بهره وری بیشتری ایجاد کنید. استراحت های کوتاه طراحی کنید. مانند قدم زدن و یا انجام حرکات نرمشی خیلی ساده. انجام این کارهای ساده، به میزان قابل توجهی توان ذهنی و جسمی شما را افزایش می دهد. سعی کنید این عادت مدیریتی موثر را در خودتان ایجاد کنید.

 

تا جایی که ممکن است کارها را برون سپاری کنید

هیچ کس، از جمله شما، در انجام همه کارها خوب نیست. به همین دلیل بسیار مهم است که متوجه شوید در چه کارهایی مهارت بسیار بالایی دارید و در انجام چه کارهایی زیاد خوب نیستید. کارهایی وجود دارد که می توانید آنها را در کسری از زمان و با استرس بسیار کمتر به دیگران واگذار کنید. بر اساس قانون 20/80 حجم بیشتری از درآمد ما مربوط به 20 درصد کارهاییست که در طول روز انجام می دهیم.

پس بهتر است آن کارهای 20 درصدی را کشف و بر آنها بیشتر متمرکز باشیم. یکی دیگر از مهم ترین عادت های مدیریتی، واگذاری کارهاست. واگذاری کارهای 80 درصدی، در ابتدا سخت و نا ممکن به نظر می رسد. اما بعد از انجام برون سپاری خواهید دید که چه باری از روی دوشتان برداشته می شود. در برون سپاری دقت کنید که نظارت و گزارش گیری اصولی را فراموش نکنید. برون سپاری غلط باعث بروز مشکلات از نوع دیگری خواهد شد.

 

با خودتان دوست باشید

در پایان این نکته کلیدی را در نظر داشته باشید. یادتان باشد که هیچ گاه کارها دقیقا مطابق برنامه ریزی ما پیش نمی روند. در صورتی که برنامه کاریتان مو به مو پیش نرفت، به هیچ وجه خودتان را سرزنش نکنید. در عوض، با خودتان مهربان باشید و سعی کنید از اتفاقات ناخواسته و بحران ها . نکته برداری کنید. شکست زمانی معنی پیدا می کند که شما از اتفاقاتی که ظاهرا و از دید عموم مردم، به سودتان نیست درس نگیرید. یاد بگیرید از درون بحران ها به دنبال کشف تجربیات و موارد آموزشی باشید. با این اقدام شما به یک مدیر قدرتمند و یک انسان مقتدر که عادت های مدیریتی موثر دارد تبدیل خواهید شد. این به شما کمک می کند کارها را بهتر انجام دهید تا در دفعات بعد همان اشتباه را مجددا تکرار نکنید.

 

شاد و تندرست باشید

مهدی معمارنژاد